A lo largo de las diversas etapas de una transacción comercial hay diferentes puntos en los que la falta de datos de un producto, o el hecho de que estos sean erróneos, conlleva unos costes que las empresas pueden ahorrarse detectándolos y solucionándolos. Para lograrlo es fundamental saber qué tipo de ineficiencias se están produciendo y conocer el número de pedidos incorrectos y facturas con litigios que se están gestionando.

Con tal fin, Aecoc ha lanzado una “calculadora de pérdidas” con el objetivo de ayudar a las empresas a cuantificar los costes que les genera no estar sincronizando los datos de sus productos; es decir intercambiar información incorrecta o parcial sobre estos. Sirve para identificar el momento en el que esta falta de sincronización genera pérdidas tanto a proveedores como a detallistas, algo que afecta desde el momento del pedido, el inicio de toda transacción comercial.

Aecoc ha calculado que, de media y por pedido, estos errores pueden llegar a costar hasta 59,12 euros a un proveedor. En este sentido, las mayores pérdidas son las que genera la rotura por infraentrega -es decir que no se sirva la cantidad que este necesita, lo que genera pérdidas económicas y de confianza al cliente-, que asciende a 30 euros; las derivadas de tener que cuadrar las facturas (14.92 euros) y las generadas por el tiempo que se emplea en averiguar qué es lo que no cuadra en el albarán (12,50 euros).

En lo que al detallista se refiere, estos costes, aunque son algo menores, pueden llegar a los 43,11 euros. En este caso la partida principal es, como en el caso de los proveedores, las generadas por la rotura de infraentrega (30 euros) y las que derivan de tener que manipular la mercancía a su llegada al almacén para conseguir los datos que faltan, que asciende a 6,25 euros.

Actualmente las compañías cuentan con un alto grado de automatización a lo largo de toda la cadena de suministro (realizan el 90% de sus pedidos y facturas vía EDI, cross-docking, disponen de almacenes automatizados, etc.) a la que la falta de calidad de los datos no permite sacar todo el provecho. Estos errores hacen que, pese a la inversión realizada para automatizar sus procesos, las compañías deban dedicar recursos a la revisión de pedidos entrantes, a abrir cajas para revisar los códigos de los artículos recepcionados, a pesar y medir cajas, tener camiones esperando a concluir la entrega, errores en stock, entre otros inconvenientes.

Para evitar estos problemas derivados de los errores en la información, o de la falta de ella, Aecoc impulsa GDSN, una red formada actualmente por 28 catálogos centralizados de productos, con información completa de todos ellos al alcance de todos los distribuidores. De esta forma se logra reducir el tiempo que transcurre desde que se lanza un producto hasta que este llega al lineal y disminuir la carga de trabajo que supone ofrecer la información sobre los productos a cada cliente, ya que estos pueden disponer de ella a través de un catálogo electrónico. En el ámbito nacional este servicio se materializa en aecocdata, una plataforma en la que más de 300 empresas han volcado ya información sobre más de 86.000 productos.