El día 14 de agosto de 2009, EFSA (Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria) publicó la Guía para la presentación de solicitudes de las sustancias activas e inteligentes presentes en objetos y materiales activos e inteligentes destinados a entrar en contacto con alimentos. A partir de esta fecha, y en un plazo de 18 meses, según lo dispuesto en el artículo 8.2 del Reglamento (CE) Nº 450/2009 de la Comisión, de 29 de mayo de 2009, sobre materiales y objetos activos e inteligentes destinados a entrar en contacto con alimentos, los operadores de empresas interesados dirigirán su solicitud a la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición, y ésta a su vez, remitirá esta documentación a la EFSA.

La dirección a la que deberán enviar el expediente es la siguiente:

Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición
Subdirección General de Gestión de Riesgos Alimentarios
C/ Alcalá, 56.
28071 - Madrid

Los datos y documentos a presentar, según lo establecido en el artículo 9 del Reglamento (CE) Nº 1935/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de octubre de 2004, sobren los materiales y objetos destinados a entrar en contacto con alimentos y por el que se derogan las Directivas 80/590/CEE y 89/109/CEE y en la Guía, son los siguientes:

a) Parte administrativa.
b) Documentación técnica que contenga la información especificada en las directrices de la Guía anteriormente mencionada.
c) Resumen de la documentación técnica.

Como viene establecido en la Guía, toda la documentación deberá ser presentada tanto en formato papel como en soporte digital (CD-ROM). El solicitante declarará por escrito que ambas versiones son idénticas. El CD ROM contendrá dos tipos de archivos:

1º) Protegido de modificaciones.
2º) Idéntico al anterior pero sin proteger, con objeto de que toda la información pueda ser copiada, resumida, etc, para facilitar el proceso de evaluación.

Además de todo el expediente completo, el operador deberá presentar una segunda copia del CD-ROM sin la información confidencial. Esta versión estará disponible a cualquiera que lo solicite a la EFSA. Cualquier referencia que se haga a la bibliografía y que sea utilizada como base, debe acompañar al expediente. En el caso de que se trate de libros o grandes publicaciones, solamente se aportarán las partes relevantes. En caso de duda, se recomienda consultar la Guía para evitar demoras en la evaluación del proceso por falta de documentación o error en la misma.